Trong cuộc sống hiện đại, việc ủy quyền cho người khác thay mình thực hiện một công việc nào đó đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn về thuật ngữ “công chứng giấy ủy quyền” và các thủ tục pháp lý liên quan. Thực chất, đây là một quy trình hành chính quan trọng, đảm bảo tính pháp lý cho những văn bản ủy quyền. Tại Vivu Việt Nam, chúng tôi hiểu rằng việc nắm rõ các quy định này sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có và an tâm hơn trong mọi giao dịch.

1. Công chứng Giấy ủy quyền là gì? Sự phân biệt với Hợp đồng ủy quyền

Mặc dù cụm từ “công chứng giấy ủy quyền” được sử dụng rộng rãi trong đời sống hàng ngày, nhưng theo quy định pháp luật hiện hành tại Việt Nam, đặc biệt là Luật Công chứng 2014, chỉ có “hợp đồng ủy quyền” mới thuộc đối tượng công chứng. “Giấy ủy quyền” thực chất là một hành vi pháp lý đơn phương, và việc “công chứng giấy ủy quyền” mà mọi người thường nhắc đến chính là việc chứng thực chữ ký của người ủy quyền trên giấy tờ đó. [cite: 1 (EFY-CA), 4 (Luật Ánh Ngọc)]

Sự khác biệt cơ bản giữa Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền là rất quan trọng để tránh nhầm lẫn:

• Giấy ủy quyền: Đây là một văn bản do một bên (bên ủy quyền) tự nguyện lập ra để chỉ định một cá nhân hoặc tổ chức khác (bên được ủy quyền) thay mặt mình thực hiện một số công việc cụ thể. Đặc điểm nổi bật của giấy ủy quyền là nó thể hiện ý chí đơn phương của bên ủy quyền và thường chỉ cần chữ ký của bên này. [cite: 2 (EFY-eCONTRACT), 4 (Văn Phòng Công chứng Huỳnh Văn Chiến)] Các công việc ủy quyền thường khá đơn giản, không mang tính ràng buộc cao, không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hay phát sinh nghĩa vụ bồi thường phức tạp. Ví dụ phổ biến bao gồm ủy quyền nộp hồ sơ, nhận bằng tốt nghiệp, hoặc nhận lương hưu. [cite: 4 (Luật Ánh Ngọc)] Việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền sẽ xác nhận rằng chữ ký đó đúng là của người yêu cầu chứng thực, người đó đã ký trước mặt người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. [cite: 1 (EFY-CA)]

• Hợp đồng ủy quyền: Khác với giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền là một sự thỏa thuận song phương giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền, được quy định tại Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015. [cite: 2 (EFY-eCONTRACT), 5 (Global Vietnam Lawyers)] Hợp đồng này yêu cầu sự đồng ý và chữ ký của cả hai bên để xác lập quyền và nghĩa vụ rõ ràng cho mỗi bên. Các giao dịch phức tạp, có giá trị lớn, liên quan đến quyền sở hữu tài sản (như mua bán, tặng cho bất động sản), hoặc các trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu, thường phải được lập thành hợp đồng ủy quyền và công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng. [cite: 5 (Global Vietnam Lawyers)] Việc công chứng hợp đồng ủy quyền không chỉ xác nhận chữ ký mà còn kiểm tra tính xác thực, hợp pháp của nội dung hợp đồng, đảm bảo các bên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và tự nguyện tham gia giao dịch.

Việc hiểu rõ hai khái niệm này giúp cá nhân và tổ chức lựa chọn hình thức ủy quyền phù hợp, đảm bảo hiệu lực pháp lý và tránh những tranh chấp không đáng có trong tương lai.

2. Thẩm quyền chứng thực Giấy ủy quyền ở đâu?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền có thể được thực hiện tại các cơ quan sau:

• Phòng Tư pháp cấp huyện: Bao gồm các Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Người có thẩm quyền thực hiện chứng thực tại đây là Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp. [cite: 1 (EFY-CA), 2 (NĐ 23/2015 về Chứng thực – Công ty Luật DAZPRO)]
• Ủy ban nhân dân cấp xã: Gồm Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ là người thực hiện chứng thực. [cite: 1 (EFY-CA), 2 (NĐ 23/2015 về Chứng thực – Công ty Luật DAZPRO)]
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: Đối với người Việt Nam đang ở nước ngoài, viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự có thẩm quyền chứng thực chữ ký. [cite: 1 (EFY-CA)]

Một điểm đáng lưu ý là việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Bạn có thể lựa chọn bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào thuận tiện nhất cho mình, trên khắp các tỉnh thành của Việt Nam. [cite: 1 (EFY-CA), 2 (NĐ 23/2015 về Chứng thực – Công ty Luật DAZPRO)] Điều này tạo điều kiện linh hoạt tối đa cho người dân khi cần hoàn tất các thủ tục pháp lý.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi chứng thực Giấy ủy quyền

Để quy trình chứng thực công chứng giấy uỷ quyền diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Giấy tờ tùy thân: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân (CMND)/Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực. Đây là giấy tờ bắt buộc để xác định danh tính. [cite: 1 (EFY-CA), 2 (LuatVietnam)]
• Giấy ủy quyền: Văn bản giấy ủy quyền mà bạn dự định ký tên để yêu cầu chứng thực. Nếu chưa có dự thảo, người có thẩm quyền chứng thực tại cơ quan sẽ hỗ trợ soạn thảo nội dung theo đúng yêu cầu và phạm vi ủy quyền của bạn.
• Giấy tờ liên quan đến nội dung ủy quyền (nếu có): Trong một số trường hợp, để làm rõ phạm vi và nội dung ủy quyền, cơ quan chứng thực có thể yêu cầu xuất trình và nộp thêm các giấy tờ bổ trợ.
  • Ví dụ: Nếu bạn ủy quyền để nhận sổ đỏ, cần có bản chính và bản sao giấy hẹn trả kết quả nhận sổ đỏ của cơ quan có thẩm quyền cấp. Hay khi ủy quyền nhận lương hưu, sổ lương hưu cần được nộp để làm căn cứ soạn thảo nội dung. Những giấy tờ này giúp người thực hiện chứng thực đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của nội dung được ủy quyền.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ này sẽ giúp rút ngắn thời gian chờ đợi và đảm bảo quá trình chứng thực diễn ra suôn sẻ, đúng quy định pháp luật.

4. Quy trình chứng thực Giấy ủy quyền chi tiết

Thủ tục chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền được thực hiện theo Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bao gồm các bước sau: [cite: 2 (LuatVietnam), 3 (Quy định chi tiết về chứng thực chữ ký)]

1. Trình bày yêu cầu: Người yêu cầu chứng thực sẽ trình bày rõ ràng về nhu cầu chứng thực giấy ủy quyền, cung cấp thông tin của các bên liên quan, phạm vi, nội dung và thời hạn ủy quyền. Bước này giúp cán bộ có thẩm quyền nắm bắt đầy đủ thông tin để xử lý yêu cầu.
2. Kiểm tra hồ sơ và soạn dự thảo: Người có thẩm quyền sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra các giấy tờ tùy thân và giấy tờ liên quan đã chuẩn bị. Nếu chưa có văn bản giấy ủy quyền, cán bộ sẽ hỗ trợ soạn thảo dự thảo theo đúng yêu cầu của bạn. Sau đó, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung của dự thảo để đảm bảo chính xác và được giải đáp mọi thắc mắc.
3. Ký tên trước mặt người có thẩm quyền: Khi đã thống nhất về nội dung, người yêu cầu sẽ được hướng dẫn ký tên (hoặc điểm chỉ, nếu cần) vào giấy ủy quyền trước sự chứng kiến của người thực hiện chứng thực. Đây là bước quan trọng nhất để xác nhận chữ ký là của bạn.
4. Kiểm tra và ghi lời chứng: Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra lại giấy tờ gốc, đồng thời đánh giá xem người yêu cầu có minh mẫn, làm chủ được hành vi và nhận thức đầy đủ hành vi của mình tại thời điểm đó hay không. Nếu mọi điều kiện đều đáp ứng và không thuộc các trường hợp không được chứng thực theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (ví dụ: người yêu cầu không nhận thức được hành vi, giấy tờ tùy thân giả mạo hoặc hết giá trị, nội dung văn bản bị cấm), họ sẽ ghi lời chứng theo mẫu quy định, ký tên và đóng dấu của cơ quan vào giấy ủy quyền. [cite: 1 (EFY-CA), 2 (LuatVietnam)]
5. Nhận lại Giấy ủy quyền: Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, người yêu cầu chứng thực sẽ nhận lại giấy ủy quyền đã được chứng thực hợp lệ.

Toàn bộ quá trình này thường được giải quyết ngay trong ngày hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, tùy thuộc vào độ phức tạp của hồ sơ và thời điểm tiếp nhận yêu cầu. [cite: 5 (ASN)]

5. Chi phí chứng thực Giấy ủy quyền là bao nhiêu?

Trước khi nhận lại giấy ủy quyền đã được chứng thực, người yêu cầu cần thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí. Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, mức thu lệ phí chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền là 10.000 đồng/trường hợp. [cite: 4 (EFY-CA), 5 (Thông tư số 226/2016/TT-BTC quy định mức thu…)]

Mức phí này áp dụng thống nhất tại Phòng Tư pháp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã. “Trường hợp” ở đây được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản. Điều này có nghĩa là dù bạn chứng thực một hay nhiều chữ ký trên cùng một giấy ủy quyền, mức phí vẫn giữ nguyên là 10.000 đồng. Việc quy định mức phí rõ ràng và hợp lý giúp người dân dễ dàng tiếp cận các dịch vụ hành chính công.

6. Lưu ý quan trọng khi lập và sử dụng Giấy ủy quyền

Để đảm bảo Giấy ủy quyền có giá trị pháp lý cao nhất và tránh rủi ro, bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Thời hạn ủy quyền: Giấy ủy quyền cần ghi rõ thời hạn có hiệu lực. Nếu không có thỏa thuận hoặc không ghi rõ thời hạn, theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn ủy quyền mặc định là 01 năm kể từ ngày xác lập. [cite: 1 (MISA AMIS)] Các bên có thể gia hạn nếu có nhu cầu, nhưng việc gia hạn cũng cần được lập thành văn bản rõ ràng.
• Phạm vi ủy quyền: Nội dung ủy quyền phải rõ ràng, cụ thể, không được chung chung. Cần quy định chi tiết các công việc mà bên được ủy quyền được phép thực hiện nhân danh bên ủy quyền. Điều này giúp tránh hiểu lầm hoặc lạm dụng quyền hạn. [cite: 2 (Sự Khác Biệt Giữa Giấy Ủy Quyền Và Hợp Đồng Ủy Quyền)]
• Trách nhiệm của các bên: Mặc dù Giấy ủy quyền là hành vi pháp lý đơn phương, người ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản và các hành vi mà bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền hợp pháp. Bên được ủy quyền cũng cần hiểu rõ trách nhiệm của mình để thực hiện đúng công việc được giao.
• Các trường hợp không được ủy quyền: Không phải tất cả các công việc đều có thể ủy quyền. Pháp luật Việt Nam quy định một số thủ tục mang tính nhân thân, gắn liền với cá nhân, không được phép ủy quyền cho người khác thực hiện. Cụ thể như:
  • Đăng ký kết hôn (khoản 1 Điều 18 Luật Hộ tịch) [cite: 2 (LuatVietnam)]
  • Ly hôn (trong giai đoạn tố tụng, trừ việc nộp hồ sơ, tạm ứng án phí) (khoản 4 Điều 85 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015) [cite: 2 (LuatVietnam)]
  • Gửi tiết kiệm tại ngân hàng (trừ gửi tiết kiệm online) (khoản 1 Điều 12 Thông tư 48/2018/TT-NHNN) [cite: 2 (LuatVietnam)]
  • Công chứng di chúc (khoản 1 Điều 56 Luật Công chứng 2014) [cite: 2 (LuatVietnam)]
  • Yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 (khoản 2 Điều 46 Luật Lý lịch tư pháp 2009) [cite: 2 (LuatVietnam)]
  • Những công việc khác có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội. [cite: 3 (Hiểu đúng về ủy quyền)]

Những lưu ý này sẽ giúp bạn sử dụng Giấy ủy quyền một cách hiệu quả, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Thủ tục công chứng giấy uỷ quyền thực hiện thế nào?

7. Mẫu Giấy ủy quyền phổ biến nhất hiện nay

Mặc dù pháp luật không quy định một mẫu Giấy ủy quyền bắt buộc chung cho mọi trường hợp, nhưng một mẫu chuẩn cần đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết. Dưới đây là cấu trúc cơ bản mà bạn có thể tham khảo để lập một Giấy ủy quyền hợp lệ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

GIẤY ỦY QUYỀN

—

Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015;

Căn cứ các quy định pháp luật liên quan hiện hành;

Hôm nay, ngày [….] tháng [….] năm [….] tại [….] ; chúng tôi gồm có:

I. BÊN ỦY QUYỀN:

• Họ và tên: ……………………………………………………………………
• Ngày, tháng, năm sinh: …………………………………………………..
• Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: ………………Cấp ngày: ……………….Nơi cấp: ……..
• Địa chỉ thường trú/tạm trú: …………………………………………….
• Số điện thoại: ………………………………………………………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:

• Họ và tên: ……………………………………………………………………
• Ngày, tháng, năm sinh: …………………………………………………..
• Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: ………………Cấp ngày: ………………..Nơi cấp: ………
• Địa chỉ thường trú/tạm trú: ……………………………………………..
• Số điện thoại: ……………………………………………………………….

III. NỘI DUNG ỦY QUYỀN:

Bên ủy quyền ủy quyền cho Bên được ủy quyền nhân danh Bên ủy quyền thực hiện các công việc sau:

• [Liệt kê cụ thể, chi tiết các công việc được ủy quyền. Ví dụ: Nộp hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại…; Nhận Giấy phép kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư…; Rút tiền từ tài khoản số… tại ngân hàng….]
• [Ghi rõ phạm vi quyền hạn của bên được ủy quyền khi thực hiện công việc.]

IV. THỜI HẠN UỶ QUYỀN:

Thời hạn ủy quyền là …………………………………… (Ví dụ: 06 tháng/01 năm) kể từ ngày ký Giấy ủy quyền này hoặc từ ngày ……………….. đến ngày …………………

V. CAM KẾT:

• Hai bên cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi thông tin đã cung cấp và nội dung ủy quyền trên.
• Mọi tranh chấp phát sinh giữa Bên ủy quyền và Bên được ủy quyền sẽ được hai bên tự nguyện giải quyết trên tinh thần hợp tác và tuân thủ pháp luật.

Giấy ủy quyền này được lập thành ………… bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ ………… bản để thực hiện.

BÊN ỦY QUYỀN ‎ (Ký và ghi rõ họ tên)	BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN ‎ (Ký và ghi rõ họ tên)

LỜI CHỨNG CỦA CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN

Ngày ….. tháng …. năm …. (Bằng chữ: ………) Tại … (4),….. giờ ….. phút.

Tôi (5) ….., là (6) …………

CHỨNG THỰC

Ông/bà ………… Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu (3) số……….. cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt tôi.

Số chứng thực ………….. quyển số ………… (1) – SCT/CK, CĐ

Ngày ………… tháng ………. năm ……

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (2)

Chú thích:

(1) Ghi theo thông tin đã ghi tại bìa sổ chứng thực (Ví dụ: 01/2015)

(2) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã.

(3) Nếu là Chứng minh nhân dân thì gạch ngang Hộ chiếu, Căn cước công dân và tương tự với hộ chiếu, Căn cước công dân.

(4) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực; chỉ cần ghi giờ, phút trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở. Ví dụ: UBND xã A, huyện B.

(5) Ghi rõ họ và tên của Người thực hiện chứng thực.

(6) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực. Ví dụ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C, Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C.

Mẫu trên đây là một ví dụ minh họa, bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với từng mục đích và nội dung ủy quyền cụ thể, đảm bảo đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết.

Công chứng giấy uỷ quyền hay chứng thực giấy uỷ quyền dùng mẫu nào?

Kết luận

Việc công chứng giấy uỷ quyền, hay chính xác hơn là chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền, là một thủ tục hành chính đơn giản nhưng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý và phòng ngừa rủi ro cho các giao dịch dân sự. Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết mà Vivu Việt Nam đã tổng hợp, bạn đọc sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về khái niệm, thẩm quyền, hồ sơ, quy trình và các lưu ý cần thiết khi thực hiện thủ tục này. Nắm vững pháp luật là chìa khóa để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mỗi cá nhân, tổ chức.